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  2. 個人情報の取扱いに関する基本方針

個人情報の取扱いに関する基本方針

1.基本方針

 東日本旅客鉄道株式会社(以下「当社」という。)は、個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。)の保護に関する法令等及び社内規程を遵守し、当社で取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に廃棄することで、個人情報を保護します。

2.組織活動

3. 個人情報の取扱いについて

 当社は、個人情報について、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の通り取り扱うものとします。

2005年3月
東日本旅客鉄道株式会社

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個人情報の取扱いの具体的な事項

 当社は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、「個人情報の取扱いに関する基本方針」のほか、以下のとおり取り扱います。
 ただし、損害保険代理店事業及び病院については、次をご参照ください。

1.お客さま及び株主さまから取得した個人情報の利用目的

 当社は、お客さま及び株主さまから取得した個人情報を次の目的のために利用します。
 なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。

2.お客さま及び株主さまから取得した個人情報の第三者提供

 当社は、「1.お客さま及び株主さまから取得した個人情報の利用目的」に記載した目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客さま及び株主さまから取得した個人情報を、あらかじめお客さま及び株主さまの同意を得ることなく、第三者に提供しません。

3.お客さまから取得した個人情報の共同利用

 当社は、以下に掲げるとおり個人データの共同利用を行います。

4.個人情報の開示等の手続き

 当社は、当社が取得した個人情報(株主さまから取得したものを除く)に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。また、一部のご請求については有料となります。
 なお、名義書換、配当金振込指定等、当社が株主さまから取得した個人情報に関しては、当社の株主名簿管理人である三菱UFJ信託銀行(注2)までお申し出ください。

 なお、利用の停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。また、関係法令に基づき保有しております個人情報については、利用の停止又は消去のご請求には応じられない場合がありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

5.個人情報に関するお問い合わせ等窓口

 当社が取得した個人情報に関するご意見及びお問い合わせ等については、次の「個人情報受付窓口」まで、電話、メール又は郵便によりお申し出ください。この方法以外(当社に直接お越しいただいた場合も含みます)によるお問い合わせ等には応じられませんので、ご了承ください。
 本窓口は個人情報に関するお問い合わせ等の窓口となっています。個人情報以外のお問い合わせやご意見等はお問い合わせをご覧ください。

個人情報受付窓口
  • 住所:〒151-8578 東京都渋谷区代々木二丁目2番2号
    東日本旅客鉄道株式会社 個人情報受付窓口
  • 電話:050-2016-1605
    (受付時間 10時〜17時 [土日祝日、年末年始 2014年12月27日〜2015年1月4日を除く])(お電話の際は、かならず「050」からおかけください)
  • 個人情報に関するお問い合わせ等のメールはこちら

 また、現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

(注1)その他の事業
その他、当社の定款に定める全ての事業です。詳しくは会社概要をご覧ください。
(注2)当社の株主名簿管理人である三菱UFJ信託銀行
当社の株主名簿管理人である三菱UFJ信託銀行の連絡先は次のとおりです。
なお、関係法令に基づき株主さまからご提出いただいた個人情報については、削除のご請求には応じられない場合があります。また、ご請求の内容によっては、変更届等の書面をご提出いただく必要がありますので、ご了承ください。
[お問い合わせ先]
  • 〒137-8081 東京都江東区東砂七丁目10番11号
    三菱UFJ信託銀行株式会社 証券代行部
  • 電話:0120-232-711(フリーダイヤル)
    (受付時間 9時〜17時 [土日祝日、年末年始を除く])
  • 自動音声応答サービス:0120-244-479(フリーダイヤル)
    (住所変更、配当金振込指定・変更に必要な各用紙及び株式の相続手続依頼書のご請求を24時間承っています)
(注3)当社所定の開示等請求書
当社所定の開示等請求書は、次の方法により交付します。
なお、FAX又は郵送による交付をご希望される場合は、開示等請求書の交付をご希望される旨及びFAXの場合はご希望される方のFAX番号、郵送の場合はご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、FAX又は郵便葉書によりお申し込みください。
(注4)ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類
健康保険証、運転免許証、年金手帳、印鑑登録証明書等の写しです。 なお、お申し出いただいた方がご自身以外の場合は、さらに次の書類も同封してください。
  • お客さまが未成年者又は成年被後見人の場合はその法定代理人
    戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
  • お客さまが開示等請求を行うことにつき委任した代理人
    委任状など、代理権があることを確認できる書類
(注5)手数料
有料となる開示等のご請求については、本人限定受取郵便により結果を通知しますので、1件につき612円分の郵便切手を同封してください。
また、手数料が過剰であった場合でも、差額は返却しません。手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後2週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、手数料は返却しません。
(注6)開示等を行わない場合
次のいずれかに該当する場合は開示等を行いません。また、手数料は返却しません。
  • [1]利用目的の通知
    • 利用目的が明らかな場合
    • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    • 会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
    • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
    • 請求に係る保有個人データが存在しない場合
    • 請求者が所定の手数料を支払わない場合
  • [2]開示
    • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    • 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    • 他の法令に違反することとなる場合
    • 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
    • 請求に係る保有個人データが存在しない場合
    • 請求者が所定の手数料を支払わない場合
  • [3]訂正、追加又は削除
    • 保有個人データの内容が事実であった場合
    • 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
    • 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
  • [4]利用の停止又は消去
    • あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
    • 適正な方法で取得している場合(違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む)
    • 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合
  • [5]第三者提供の停止
    • あらかじめ本人の同意を得て提供している場合
    • 法令に基づく場合
    • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
    • 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

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